Privacyverklaring Zorggroep Almere
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Zorggroep Almere (KvK-nummer 39071815), hierna aan te duiden als Zorggroep Almere. Tot Stichting Zorggroep Almere behoren de volgende entiteiten: Zorgapotheken Flevoland B.V. (ZAF) en Fysiotherapie Zorggroep Almere B.V.
Verwerking van persoonsgegevens door Zorggroep Almere
Zorggroep Almere verzamelt gegevens van natuurlijke personen, zoals cliënten, sollicitanten en medewerkers. Zorggroep Almere gebruikt persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van overeenkomsten of in de hoedanigheid van werkgever. Voor Zorggroep Almere is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Zorggroep Almere respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.
Doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden door Zorggroep Almere verwerkt voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
- het voeren van de administratie (waaronder cliëntenadministratie en medewerkersadministratie), alsmede andere activiteiten van intern beheer;
- het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
- om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
- om u te informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen van Zorggroep Almere;
- de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
- voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die u per e-mail worden verzonden;
- voor het verbeteren van de website en dienstverlening van Zorggroep Almere;
- voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
- het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
- het verwerken van sollicitaties;
- ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting.
Rechtsgronden voor de verwerking
De rechtsgronden voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:
- De door u gegeven toestemming (artikel 6 lid 1sub a AVG);
- Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst (artikel 6 lid 1sub b AVG);
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1sub c AVG);
- Het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen (artikel 6 lid 1sub d AVG);
- De vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (artikel 6 lid 1sub e AVG);
- De behartiging van gerechtvaardigde belangen van Zorggroep Almere of van een derde (artikel 6 lid 1sub f AVG).
Verplichte verstrekking
Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Zorggroep Almere niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.
Uitwisseling met derden
Uw gegevens worden door Zorggroep Almere verstrekt aan derde partijen.
Zorggroep Almere verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer:
- u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking; of
- Zorggroep Almere wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Zorggroep Almere maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.
Telefoongesprekken huisartsenspoedpost
Telefoongesprekken met de Huisartsenspoedpost worden opgenomen voor kwaliteitsdoeleinden.
Geheimhouding
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht.
Toegang tot gegevens
Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze alleen inzien en verwerken voor zover noodzakelijk.
Bewaartermijnen
Criterium bewaartermijnen
De bewaartermijn van uw gegevens wordt volgens het volgende criterium bepaald: het uitgangspunt is de wettelijke termijn.
Dossiers/documenten van cliënten
Voor verschillende dossiers/documenten hanteert Zorggroep Almere de volgende bewaartermijnen:
- Medisch dossier: 20 jaar (bewaartermijn vangt aan nadat het laatste (zorg)contact heeft plaatsgevonden). Voor kinderen geldt dat de bewaartermijn pas begint te lopen na meerderjarigheid (18 jaar), tenzij zij vroegtijdig overlijden, dan geldt de bewaartermijn vanaf datum van overlijden.
- BOPZ-dossier: vijf jaar (bewaartermijn vangt aan na het laatste zorgcontact met de gedwongen opgenomen cliënt)
- Klachtdossier: vijf jaar (bewaartermijn vangt aan op het moment dat de klacht is afgehandeld)
- Dossier maatschappelijk werk: twee jaar (bewaartermijn vangt aan na beëindiging van het laatste contact met de cliënt)
- Dagopvang ouderen: maximaal vijf jaar (bewaartermijn vangt aan na beëindiging van het laatste contact met cliënt)
- Overige lijsten (maaltijd-, vrijwilligersophaal-, incontinentiemateriaal-, activiteiten-, medicatie, uitleenhulpmiddelen-lijsten etc.): zolang de gegevens noodzakelijk zijn voor het verlenen van betreffende dienst. Gegevens worden in elk geval vernietigd als cliënt uit zorg is, of is overleden
- Financieel-administratieve cliëntgegevens: zeven jaar
- Schadeprocedure letselschade: zeven jaar (bewaartermijn vangt aan nadat de procedure is afgerond)
- Logging medische dossiers: zeven jaar (bewaartermijn loopt vanaf het moment dat de actie wordt gelogd)
Dossiers van medewerkers
- Algemene gegevens: twee jaar (bewaartermijn vangt aan na einde dienstverband);
- Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn: zeven jaar (bewaartermijn vangt aan na einde dienstverband);
- Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs: vijf jaar (bewaartermijn vangt aan na einde dienstverband);
- Reintegratiedossier: vijf jaar (bewaartermijn vangt aan na einde dienstverband en zolang Zorggroep Almere Eigen risicodrager Ziektewet is);
- WGA dossiers: tien jaar (bewaartermijn vangt aan na einde dienstverband en zolang Zorggroep Almere Eigen risicodrager WGA is);
- Gegevens kunnen langer worden bewaard als er sprake is van een arbeidsconflict, er een rechtszaak loopt of wanneer in verband met verkregen/aangevraagde subsidie de gegevens over opleidingstrajecten langer moeten worden bewaard op grond van het reglement van de subsidieverstrekker.
Gegevens van sollicitanten
Sollicitatiegegevens worden vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Zorggroep Almere kan een sollicitant vragen om de gegevens langer te mogen bewaren, bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip nog een passende functie vrijkomt voor de sollicitant. Na toestemming van de sollicitant worden de gegevens ten hoogste een jaar bewaard.
Verlengde bewaartermijnen
Het verlengen van bovengenoemde bewaartermijnen is mogelijk als bijvoorbeeld de zorg van een goed hulpverlener dit met zich meebrengt of als het noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering.
Beveiliging van persoonsgegevens
Zorggroep Almere zal passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk.
Uw rechten
Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor u op een rij.
Inzagerecht
U heeft het recht de door Zorggroep Almere (elektronisch) verwerkte persoonsgegevens in te zien of een kopie van de gegevens te ontvangen voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad.
Recht op rectificatie, aanvulling, verwijdering of vernietiging
U heeft het recht gegevens te laten wijzigen, aan te vullen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook heeft u het recht om te vragen om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens. Aan dit verzoek kan alleen gehoor worden gegeven als bijvoorbeeld het bewaren van de gegevens voor een ander niet van groot belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven. Daarnaast heeft u het recht om een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier te laten toevoegen.
Recht op vergetelheid
Oftewel het recht om ‘vergeten’ te worden. In een aantal gevallen dient Zorggroep Almere persoonsgegevens te wissen als u daarom vraagt. Houd u er rekening mee dat het formulier waarop u dit verzoek doet en de reactie van Zorggroep Almere dat het aan uw verzoek zal voldoen, wel bewaard dienen te blijven. Het recht op vergetelheid geldt in principe niet voor medische dossiers.
Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.
Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van Zorggroep Almere en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt.
Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Zorggroep Almere om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.
Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat Zorggroep Almere de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien Zorggroep Almere de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan Zorggroep Almere verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.
Intrekken van toestemming
Voor de hiervoor als 5, 7 en 8 genummerde doeleinden geldt dat wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.
Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.
Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.
Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Wij doen deze identiteitscontrole bijvoorbeeld aan de balie aan de hand van een door u meegebracht geldig legitimatiebewijs.
Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.
Cookiebeleid
Voor ons cookiebeleid klikt u hier.
Functionaris gegevensbescherming
Zorggroep Almere heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert Zorggroep Almere over de privacywetgeving.
De FG is onafhankelijk en geniet wettelijke ontslagbescherming. De FG rapporteert rechtstreeks aan de hoogste leidinggevende van Zorggroep Almere. De FG is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder. U vindt de contactgegevens van de FG onderaan deze privacyverklaring.
Toezichthouder
Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder, indien u er met ons niet uitkomt. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Vragen
Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van Zorggroep Almere. Wij raden u aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens (postzegel is niet nodig):
Zorggroep Almere
O.v.v. Privacy
Antwoordnummer 1643
1300 WE ALMERE
U kunt uw verzoek met betrekking tot uw rechten ook digitaal doen via ons formulier.
Contactgegevens FG